Gestion des actifs informatiques (IT Asset Management) : enjeux, bénéfices et bonnes pratiques 

Lorsque vos revenus augmentent, vous devez recruter davantage et ajuster votre parc d’actifs en conséquence. Face à cette multiplication des outils, la gestion des actifs informatiques (ITAM) gagne en importance. Le télétravail et la transformation numérique ont radicalement changé le travail des gestionnaires. Là ou les services étaient auparavant autonomes, il est désormais stratégique de centraliser et de rationaliser votre gestion des actifs informatiques, et ce quelle que soit la taille de votre entreprise. Quels sont les bénéfices de cette gestion centralisée ? Comment optimiser l’ITAM dans votre entreprise ? Réponse dans cet article.

Qu’est-ce que la gestion des actifs informatiques (ITAM) ?

La gestion des actifs informatiques – en anglais : IT service management ou ITAM – regroupe l’ensemble des processus vous permettant de suivre le cycle de vie et d’assurer la bonne gestion des actifs informatiques de l’entreprise : inventaire, optimisation financière, mise à niveau, etc. Les actifs informatiques peuvent être de deux sortes : 

• Physiques : ordinateurs de bureau, ordinateurs portables, claviers, souris et autres composants périphériques, imprimantes, photocopieuses…

• Numériques : licences logicielles, souscriptions à des solutions SaaS, contrats avec des fournisseurs de services…

Ne pas confondre ITAM et ITSM

L’ITAM se rattache à l’ITSM, mais il faut distinguer les deux termes. La gestion des des actifs se concentre sur l’inventaire et l’optimisation financière des biens informatiques de l’entreprise. La gestion des services emploie ces biens dans des processus pour délivrer des services de qualité aux utilisateurs. L’ITAM est donc un volet de l’ITSM, pas une discipline équivalente.

Ne pas confondre ITAM et CMBD

On voit souvent un rapprochement entre gestion des actifs informatiques – ITAM – et base de données de gestion des configurations – CMBD. Celle-ci recense effectivement des informations sur les différents systèmes de votre entreprise – matériel physique et logiciels –, leur paramétrage et les interactions qui existent entre eux. Peut-on comparer CMBD et ’ITAM ? Pour éviter les confusions, voici ce que vous devez retenir : 

• L’ITAM regroupe l’ensemble des processus de gestion des actifs informatiques.
• La CMBD est un outil au service de la gestion des configurations.

Impossible de comparer deux notions fondamentalement différentes. Un raisonnement plus logique serait de rapprocher CMBD et inventaire des actifs : tous deux sont des outils au service de processus de gestion distincts.

Comment se déroule le cycle de vie d’un actif ?

Le suivi du cycle de vie est au cœur de la gestion des actifs informatiques. Optimiser chaque étape du cycle de vie d’un actif vous aidera à renforcer sa valeur et à réduire ses coûts. Voici comment il se décompose.

Planifier

Le suivi du cycle de vie débute par la définition de vos besoins et de vos objectifs en termes d’actifs informatiques. Une fois ces objectifs bien identifiés vous pouvez planifier la stratégie de gestion et d’acquisition d’actifs qui vous permettra de les atteindre, ainsi que le budget associé. 

L’étape de planification comprend également l’inventaire de vos actifs. Il est essentiel de savoir d’où vous partez pour bien comprendre où vous souhaitez aller ! Cet état des lieux doit vous aider à pondérer vos besoins pour voir si vos actifs actuels peuvent y répondre, ou s’il faut en acquérir de nouveaux.

Acquérir

Une fois la planification terminée, vous avez identifié quels actifs informatiques vous permettront d’atteindre vos objectifs commerciaux. Vous en possédez peut-être déjà certains, mais il vous faut en acquérir de nouveaux. L’achat de matériel informatique, l’abonnement à une solution SaaS ou le développement d’un logiciel dédié en interne sont des exemples d’acquisition d’actifs.

Déployer

Lorsque les actifs informatiques sont bien acquis, – ou développés – vous devez les déployer au sein de structure. Cette étape inclut la configuration du matériel, l’installation des logiciels ou la mise en réseau des équipements par exemple. Elle inclut aussi l’intégration de vos nouveaux actifs à l’environnement existant, le but étant d’assurer la meilleure synergie entre toutes vos ressources. 

Utiliser

Déployés et pleinement opérationnels, vos actifs sont prêts à être utilisés par les collaborateurs. Cette étape consiste simplement à vous assurer qu’ils sont utilisés aux fins prévues et qu’ils remplissent correctement leur fonction. Idéalement, ce doit être la phase la plus longue du cycle de vie d’un actif. 

Maintenir

Durant leur cycle de vie, vos actifs sont exposés aux risques – panne, dysfonctionnement, erreur réseau…. La maintenance est indispensable et prend différentes formes : 

• La maintenance réactive, qui s’effectue après qu’un incident ait été identifié. C’est une opération de dépannage pour  rétablir le bon fonctionnement du matériel défectueux.

• La maintenance préventive, qui s’effectue tout au long du cycle de vie des actifs, indépendamment des incidents qu’ils rencontrent. Elle vise à prévenir les dysfonctionnements avant qu’ils n’arrivent et s’organise en amont, dès la phase de planification. 

Renouveler

Les informations récoltées durant les 5 étapes précédentes doivent vous aider à déterminer le moment où l’actif est au bout de son cycle de vie. Il n’est alors plus nécessaire ou plus suffisamment efficace. Vous pouvez : 

• le renouveler en le remplaçant par de nouveaux actifs, plus en phase avec vos objectifs.
• le retirer de votre parc d’actif sans le remplacer, si cela est plus avantageux financièrement et ne dessert pas votre stratégie.

 Ensuite, retour à la phase de planification !

Pourquoi est-il important d’optimiser la gestion des actifs informatiques ?

Auparavant, chaque service pilotait la gestion de ses actifs en autonomie. Dans un contexte de transformation numérique, le nombre d’actifs numériques dans les entreprises a augmenté de manière exponentielle. Pour ne pas vous laisser dépasser par ce phénomène, une gestion centralisée est aujourd’hui nécessaire.

Optimiser vos processus de gestion des actifs informatiques soutient l’activité des collaborateurs en leur donnant un rôle de moteur dans le choix de leurs outils. Cela soutient également l’activité du service informatique en lui offrant un meilleur contrôle sur l’évolution du parc d’actifs et les coûts engendrés. Les collaborateurs tirent ainsi pleinement profit du foisonnement d’outils accessibles en ligne, tandis que vous gardez la maîtrise du budget IT.

Quels sont les bénéfices de la gestion des actifs informatiques ?

Conserver une vision holistique des actifs

Gestion centralisée des actifs informatiques est synonyme de référentiel centralisé. Toutes les données relatives à vos actifs informatiques sont stockées dans une base de données dédiée. La mise à jour et l’accès aux données sont facilitées. Un point de vue unique permet aux gestionnaires de se référer à des données plus fiables et de prendre de meilleures décisions.

Soutenir l’ITSM

L’ITAM se concentre sur l’inventaire, les coûts et le cycle de vie de vos actifs informatiques L’ITSM mobilise ces actifs pour délivrer des services IT de haut niveau et soutenir les métiers dans leurs missions. De fait, l’ITAM apporte plusieurs avantages au service desk :

• Un inventaire précis permet de mieux cibler le matériel défectueux pour intervenir plus rapidement.
• Une bonne connaissance des informations ITAM – garanties matérielles, contrats de support, calendrier de remplacement – aident à répondre aux besoins opérationnels, au meilleur coût pour l’entreprise.
• Combiner gestion des actifs informatiques et gestion des services informatiques permet d’optimiser les processus de demande logiciel et de limiter le shadow IT.

Gagner en productivité

Une bonne gestion des actifs informatiques accroît votre efficacité opérationnelle. En affinant l’inventaire de vos actifs selon les besoins remontés par vos collaborateurs, vous pouvez plus facilement prioriser l’acquisition de ressources utiles à leurs missions.

L’ITAM vous aide également à optimiser les processus des différents services. Avec une vue d’ensemble sur le cycle de vie de vos actifs et sur leur utilisation par les collaborateurs, vous pouvez facilement identifier (puis délaisser) les outils à faible valeur ajoutée, au profit de nouvelles solutions plus adéquates.

Optimiser votre budget IT

Un meilleur suivi du cycle de vie de vos actifs accroît votre maîtrise budgétaire. Il vous offre une vue dégagée sur vos coûts de maintenance et sur les investissements planifiés pour l’acquisition et le remplacement d’actifs. La gestion des actifs informatiques vous évite les achats inutiles ou à faible valeur ajoutée : vous investissez dans les bonnes ressources, en bonnes quantités, au bon moment.

Protéger votre entreprise

La gestion des actifs informatiques vous permet de vérifier que vos licences logicielles sont à jour et que les collaborateurs se servent des outils conformément à ce que prévoient leurs conditions d’utilisation. Elle vous protège des risques juridiques et assure la conformité réglementaire de l’entreprise.

En parallèle, la gestion du cycle de vie de vos actifs vous prémunit contre les risques liés à l’obsolescence de votre matériel ou logiciels informatiques, et les failles de sécurité qui en découlent.

6 conseils pour une gestion des actifs informatiques à fort ROI

#1 Ne vous précipitez pas

Mettre en place une gestion centralisée des actifs dans votre entreprise vous semble fastidieux ? Allez-y par étapes. Évaluez votre situation, vos processus et votre infrastructure initiale. N’essayez pas de révolutionner l’intégralité de votre structure en une seule fois. Ciblez des axes d’améliorations et apportez des changements progressifs, l’un après l’autre.

#2 Fixez-vous des objectifs clairs – et atteignables

Quel est le but de votre gestion des actifs informatiques ? Priorisez-vous un gain de productivité, une réduction des coûts, une meilleure expérience collaborateur ? Voulez-vous tout à la fois ? En matière de gestion, il faut se poser les bonnes questions. Votre stratégie varie selon vos objectifs et leur évolution dans le temps. 

Pour que votre gestion soit la plus efficace possible, définissez des objectifs clairs, pertinents et compris de tous. Impliquez les collaborateurs pour qu’ils aient pleinement conscience des enjeux de l’ITAM et soient moteurs de votre stratégie. 

En matière d’objectifs, soyez ambitieux mais pragmatique. Ne regardez pas tout de suite le sommet, identifiez d’abord les étapes clefs pour l’atteindre. Définissez des paliers réalistes et atteignables qui vous rapprocheront progressivement de vos objectifs globaux. 

#3 Misez sur la qualité de votre inventaire

Difficile de gérer quelque chose que l’on ne connaît pas. La pertinence de votre gestion des actifs repose en grande partie sur la fiabilité de votre inventaire.

C’est une tâche plus ou moins longue selon la taille de votre structure mais elle est hautement stratégique. Prenez le temps nécessaire pour évaluer correctement votre parc d’actifs. Attelez-vous à identifier et à bien comprendre vos différentes ressources, l’avancement de leur cycle de vie et l’usage qu’en ont les collaborateurs. 

#4 Appréciez vos actifs à leur juste valeur

La gestion des actifs informatiques est étroitement liée à vos objectifs financiers. Au-delà de les répertorier, votre inventaire doit faire état de leur valeur respective.

Une étude coûts-bénéfices est de rigueur. Pour chaque actif, soyez exhaustif. Combien son acquisition et son fonctionnement vous coûtent-ils ? Quelle est sa valeur ajoutée en termes de productivité et d’accélération de processus ? Est-il utilisé à son plein potentiel ou pourrait-il vous faire gagner davantage ? 

Observez également le degré de risques auxquels sont exposés vos actifs, et les coûts associés. Ce n’est qu’avec tous ces éléments en tête que vous pourrez apprécier la véritable valeur de vos actifs et déterminer leur rentabilité pour votre entreprise.

#5 Collectez des données tout au long de vos processus

Les processus ITAM suivent des cycles durables dans le temps. Ils sont sujets à amélioration continue et demandent donc une stratégie à long terme. 

Vous avez tout intérêt à collecter autant de données que possible tout au long du cycle de vie de vos actifs : utilisation, performances, coûts, bénéfices, nombre d’incidents, durée de vie… L’évolution de ces métriques vous aide à évaluer les résultats de votre stratégie de gestion des actifs informatique dans la durée.

#6 Adoptez une solution logicielle dédiée 

Comme toute discipline à haute valeur stratégique pour l’entreprise, l’ITAM doit être soutenue par une solution logicielle. Les enjeux sont multiples : 

• Rationaliser les processus en limitant les tâches chronophages pour que les collaborateurs aient davantage de temps à consacrer à des missions à plus forte valeur ajoutée.
• Fiabiliser le déroulement des opérations stratégiques en réduisant les risques d’erreurs humaines, oublis et inattentions. 
• Protéger les informations de l’entreprise contre les risques de fuites, compromission, cyberattaques et autres incidents. 

8 critères pour bien choisir votre solution de gestion des actifs informatiques

L’expérience du partenaire

Choisir une solution logicielle c’est aussi s’entourer un éditeur. Prêtez attention à la réputation de votre partenaire. Privilégiez la fiabilité, l’écoute de vos besoins et la réactivité.

Le coût total d’acquisition

Pour comparer différentes solutions équivalentes sur le plan financier, ne vous arrêtez pas aux coûts d’abonnement ou de licence. Évaluez les coûts d’implémentation, de formation, de maintenance, d’intégration et tout autre coût que l’outil pourra induire pour vous assurer qu’il respecte votre budget.

L’automatisation

Identifiez les outils capables d’automatiser les tâches comme les demandes d’approbation et la planification de la maintenance. Au-delà du gain de temps, l’automatisation est une ressource de choix pour sécuriser vos processus. Elle limite les erreurs et les risques inhérents aux intentions humaines.

L’ergonomie

Votre solution ITAM sera d’autant plus rentable si elle est agréable à l’usage. Privilégiez un logiciel ergonomique. Vous en augmenterez la valeur perçue par les collaborateurs et limiterez leur résistance aux changements que cela implique dans leurs processus .

La couverture fonctionnelle

Certains logiciels ont une large couverture fonctionnelle, d’autres préfèrent se verticaliser pour répondre à une problématique spécifique. Quelle est votre priorité ? Votre choix doit se porter sur la solution qui répond le mieux à vos objectifs stratégiques, ou qui peut être modulée pour s’adapter à l’évolution de vos attentes.

La scalabilité

Votre entreprise va évoluer, de même que votre stratégie de gestion des actifs informatiques. Votre solution logicielle doit accompagner cette évolution. Privilégiez des outils scalables, capables de supporter l’inventaire de votre parc d’actifs même s’il grandit à rythme soutenu.

La sécurité

Votre logiciel d’ITAM doit disposer d’un niveau de sécurité suffisant pour assurer l’inviolabilité de votre inventaire d’actifs informatiques. Plusieurs couches de sécurité sont possibles : cryptage des données, gestion fine des accès à l’inventaire, sauvegarde des données sur plusieurs serveurs….

Les possibilités d’intégration

Pour vous apporter un ROI maximum, votre logiciel doit fonctionner harmonieusement avec l’ensemble de vos systèmes existants. Veillez particulièrement à renforcer la synergie entre ITAM et ITSM qui sont deux disciplines complémentaires.