Gestion des actifs informatiques (IT Asset Management) : enjeux, bénéfices et bonnes pratiques 

Lorsque vos revenus augmentent, vous devez recruter davantage et ajuster votre parc d’actifs en conséquence. Face à cette multiplication des outils, la gestion des actifs informatiques (ITAM) gagne en importance. Le télétravail et la transformation numérique ont radicalement changé le travail des gestionnaires. Là ou les services étaient auparavant autonomes, il est désormais stratégique de centraliser et de rationaliser votre gestion des actifs informatiques, et ce quelle que soit la taille de votre entreprise. Quels sont les bénéfices de cette gestion centralisée ? Comment optimiser l’ITAM dans votre entreprise ? Réponse dans cet article.

Qu’est-ce que la gestion des actifs informatiques (ITAM) ?

La gestion des actifs informatiques – en anglais : IT service management ou ITAM – regroupe l’ensemble des processus vous permettant de suivre le cycle de vie et d’assurer la bonne gestion des actifs informatiques de l’entreprise : inventaire, optimisation financière, mise à niveau, etc. Les actifs informatiques peuvent être de deux sortes : 

• Physiques : ordinateurs de bureau, ordinateurs portables, claviers, souris et autres composants périphériques, imprimantes, photocopieuses…

• Numériques : licences logicielles, souscriptions à des solutions SaaS, contrats avec des fournisseurs de services…

ITAM, ITSM et CMDB : ne pas confondre

Comment se déroule le cycle de vie d’un actif ?

Le suivi du cycle de vie est au cœur de la gestion des actifs informatiques. Optimiser chaque étape du cycle de vie d’un actif vous aidera à renforcer sa valeur et à réduire ses coûts. Voici comment il se décompose.

Planifier

Cette première étape consiste à définir le cadre de votre stratégie ITAM :

• Identifier les besoins de chaque équipe métier.

   

• Fixer les objectifs en matière de productivité, sécurité ou rationalisation des coûts.

   

• Estimer un budget réaliste pour l’acquisition et la gestion des actifs.

   

• Réaliser un inventaire initial pour connaître précisément votre parc existant.

   

C’est aussi l’occasion de repérer les doublons, les ressources sous-utilisées ou obsolètes.

Acquérir

Une fois les besoins clarifiés, il est temps de vous procurer les ressources nécessaires :

• Achat de matériel physique (PC, imprimantes, serveurs…).

   

• Abonnement à des logiciels ou services SaaS.

   

• Développement ou personnalisation de solutions internes.

   

 L’acquisition doit être alignée avec les besoins exprimés dans la planification pour éviter les surcoûts.

Déployer

Après réception, les actifs doivent être préparés pour leur utilisation :

• Configuration des équipements.

   

• Installation des logiciels.

   

• Mise en réseau ou intégration avec le SI existant.

   

L’objectif est de garantir une compatibilité totale et une prise en main fluide par les utilisateurs.

Utiliser

Les actifs sont maintenant en service. Durant cette phase :

• Vérifiez qu’ils remplissent bien leur mission.

   

• Recueillez les retours d’usage pour détecter les éventuelles limitations.

   

• Mesurez la performance réelle par rapport aux attentes initiales.

   

Idéalement, c’est la période la plus longue du cycle de vie de l’actif.

Maintenir

La maintenance est essentielle pour allonger la durée de vie de vos équipements et limiter les interruptions.

Deux approches complémentaires :

• Maintenance réactive : après détection d’un incident (panne, bug, ralentissement…).

   

• Maintenance préventive : programmée en amont pour éviter les dégradations ou failles critiques.

   

Une politique de maintenance bien calibrée limite les pertes de productivité et réduit les coûts de remplacement.

Renouveler

Arrive un moment où l’actif ne répond plus aux besoins de l’entreprise :

Deux options s’offrent à vous :

• Remplacer l’actif par une version plus performante, mieux adaptée aux exigences du moment.

   

• Retirer l’actif s’il est devenu superflu, dans une logique d’optimisation des ressources.

   

 Pensez à recycler ou reconditionner les actifs pour limiter leur impact environnemental.

Pourquoi est-il important d’optimiser la gestion des actifs informatiques ?

Auparavant, chaque service pilotait la gestion de ses actifs en autonomie. Dans un contexte de transformation numérique, le nombre d’actifs numériques dans les entreprises a augmenté de manière exponentielle. Pour ne pas vous laisser dépasser par ce phénomène, une gestion centralisée est aujourd’hui nécessaire.

Optimiser vos processus de gestion des actifs informatiques soutient l’activité des collaborateurs en leur donnant un rôle de moteur dans le choix de leurs outils. Cela soutient également l’activité du service informatique en lui offrant un meilleur contrôle sur l’évolution du parc d’actifs et les coûts engendrés. Les collaborateurs tirent ainsi pleinement profit du foisonnement d’outils accessibles en ligne, tandis que vous gardez la maîtrise du budget IT.

Quels sont les bénéfices de la gestion des actifs informatiques ?

Conserver une vision holistique des actifs

Gestion centralisée des actifs informatiques est synonyme de référentiel centralisé. Toutes les données relatives à vos actifs informatiques sont stockées dans une base de données dédiée. La mise à jour et l’accès aux données sont facilitées. Un point de vue unique permet aux gestionnaires de se référer à des données plus fiables et de prendre de meilleures décisions.

Soutenir l’ITSM

L’ITAM se concentre sur l’inventaire, les coûts et le cycle de vie de vos actifs informatiques L’ITSM mobilise ces actifs pour délivrer des services IT de haut niveau et soutenir les métiers dans leurs missions. De fait, l’ITAM apporte plusieurs avantages au service desk :

• Un inventaire précis permet de mieux cibler le matériel défectueux pour intervenir plus rapidement.
• Une bonne connaissance des informations ITAM – garanties matérielles, contrats de support, calendrier de remplacement – aident à répondre aux besoins opérationnels, au meilleur coût pour l’entreprise.
• Combiner gestion des actifs informatiques et gestion des services informatiques permet d’optimiser les processus de demande logiciel et de limiter le shadow IT.

Gagner en productivité

Une bonne gestion des actifs informatiques accroît votre efficacité opérationnelle. En affinant l’inventaire de vos actifs selon les besoins remontés par vos collaborateurs, vous pouvez plus facilement prioriser l’acquisition de ressources utiles à leurs missions.

L’ITAM vous aide également à optimiser les processus des différents services. Avec une vue d’ensemble sur le cycle de vie de vos actifs et sur leur utilisation par les collaborateurs, vous pouvez facilement identifier (puis délaisser) les outils à faible valeur ajoutée, au profit de nouvelles solutions plus adéquates.

Optimiser votre budget IT

Un meilleur suivi du cycle de vie de vos actifs accroît votre maîtrise budgétaire. Il vous offre une vue dégagée sur vos coûts de maintenance et sur les investissements planifiés pour l’acquisition et le remplacement d’actifs. La gestion des actifs informatiques vous évite les achats inutiles ou à faible valeur ajoutée : vous investissez dans les bonnes ressources, en bonnes quantités, au bon moment.

Protéger votre entreprise

La gestion des actifs informatiques vous permet de vérifier que vos licences logicielles sont à jour et que les collaborateurs se servent des outils conformément à ce que prévoient leurs conditions d’utilisation. Elle vous protège des risques juridiques et assure la conformité réglementaire de l’entreprise.

En parallèle, la gestion du cycle de vie de vos actifs vous prémunit contre les risques liés à l’obsolescence de votre matériel ou logiciels informatiques, et les failles de sécurité qui en découlent.

6 conseils pour une gestion des actifs informatiques à fort ROI

1. Avancer par étapes

Lancer une stratégie ITAM ne signifie pas tout changer du jour au lendemain. Commencez par un état des lieux de vos processus, outils et inventaires existants. Identifiez les zones prioritaires d’amélioration, puis déployez des actions ciblées. Cela permet de gagner en efficacité sans perturber l’organisation.

Objectif : éviter les chantiers trop lourds et progresser pas à pas avec des quick wins.

2. Objectifs clairs et partagés

Définissez précisément vos objectifs :

• Réduction des coûts ?

   

• Meilleure visibilité sur le parc ?

   

• Sécurité renforcée ?

   

Partagez ces objectifs avec toutes les parties prenantes (DSI, achats, utilisateurs). Impliquer les équipes garantit une meilleure adoption des pratiques ITAM.

 Conseil : fixez des indicateurs simples pour suivre les résultats au fil du temps.

3. Inventaire fiable

Un bon ITAM repose sur un inventaire à jour. Recensez tous les actifs (matériels, licences, contrats) et tenez à jour leurs statuts, emplacements et responsables.

Astuce : utilisez une solution qui automatise la détection et le suivi des actifs pour limiter les erreurs humaines.

4. Évaluer la valeur réelle de chaque actif

L’objectif est de savoir ce que vous possédez, et ce que chaque actif vous apporte.

Posez-vous les bonnes questions :

• Est-ce que cet outil est utilisé ?

   

• Son coût est-il justifié par sa valeur ?

   

• Existe-t-il une alternative plus rentable ?

   

Votre priorisation devient plus pertinente pour vos renouvellements et investissements.

5. Collecter des données tout au long du cycle

Les données sont au cœur de l’ITAM. À chaque étape du cycle de vie (acquisition, maintenance, renouvellement), collectez des informations pour affiner vos décisions.

Exemple : durée de vie moyenne, fréquence des pannes, taux d’utilisation réel…

Ces insights vous permettent de construire une stratégie d’amélioration continue.

6. S’équiper d’une solution logicielle dédiée

Un outil ITAM structurant est indispensable pour automatiser le suivi, centraliser les informations et fiabiliser les processus.

Les avantages concrets :

• Gain de temps (moins de tâches manuelles)

   

• Moins d’erreurs et d’oublis

   

• Données accessibles en temps réel

   

• Synergie avec vos outils ITSM existants

   

Conseil : privilégiez une solution évolutive, sécurisée et facile à intégrer à votre SI.

8 critères pour bien choisir votre solution de gestion des actifs informatiques

❓ FAQ – Gestion des actifs informatiques

Quelle est la différence entre ITAM et ITSM ?

L’ITAM gère les actifs, l’ITSM gère les services qui les utilisent.

Pourquoi suivre le cycle de vie des actifs ?

Pour maximiser leur valeur, réduire les coûts et prévenir les pannes.

Que contient un inventaire ITAM ?

Tous les actifs physiques (matériel) et numériques (logiciels, licences).

Quand faut-il renouveler un actif ?

Lorsqu’il devient obsolète ou coûte plus qu’il ne rapporte.

Faut-il une solution dédiée pour gérer l’ITAM ?

Oui, pour automatiser, sécuriser et centraliser efficacement la gestion.