Optimisation des opérations d'achat et d'approvisionnement grâce au CSM
Client : E.
Pays : France.
Industrie : IT, Transformation digital
Nombre d’employés : +8000
Produit : ServiceNow
Module : Service Portal, CSM
À Propos du Client
Le client est un grand groupe français spécialisé dans la vente et la location de matériel et consommables informatiques. Ce dernier, propose une solution de financement pour permettre aux entreprises de s’équiper moyennant le paiement d’un loyer. Il offre également, l’option d’acquisition d’équipements informatiques contre un règlement immédiat ou un paiement échelonné en plusieurs mois.
Défis
Le client s’est fixé les défis suivants pour favoriser la satisfaction de ses 10 plus gros partenaires, et de répondre à leurs besoins en équipements informatiques dans un délai de moins de trois jours, quelque soit la quantité souhaitée.
Lesdits challenges s'agissant de :
- Faciliter le processus d’achat et de location pour ses clients
- Mettre à disposition de ses clients une plateforme « user friendly »
- Permettre la traçabilité de la commande à la livraison
- Avoir une visibilité sur le matériel en stock à temps réel
- Procéder à un sourcing rapide pour les matériels non stockés
Solutions
Nous avons automatisé pour le client tous ses processus de gestion des commandes et de suivi de la livraison du matériel acheté. Nos consultants ont joué les rôles d’architectes et de consultants tout au long de ce projet, afin de faciliter les opérations de procuration via un seul portail centralisé.
Ces workflows (Flux de travail) intelligents ont permis au client de voir certains aspects de leurs opérations s'améliorer, grâce à:
Une Mise en place de portails personnalisés par client :
Les gros clients ont accès à un canal spécifique à travers un portail pensé pour leurs cas d’usage.
Des commandes automatisées :
Un représentant des clients peut effectuer des demandes ponctuelles ou des demandes relatives à des projets. Les demandes soumises sont alors automatiquement prises en charge. Une fois le workflow est déclenché, celui-ci lance une chaîne d’approbations chez le client comme chez le fournisseur, et offre une visibilité sur la progression à toutes les parties prenantes.
Si la demande est entièrement validée, le responsable de compte de notre client vérifie l’état du stock. Si l’équipement est disponible, il déclenche processus de vente. Celui-ci permet la génération automatique des devis et des factures.
Toutefois, si le matériel désiré n’est pas en stock, un sourcing est effectué pour trouver le matériel auprès de ses partenaires. Ce processus automatisé va lui permettre de livrer à ses clients plus rapidement.
Et une fois la commande validée et les preuves d’achat générées (Factures, Bon de commandes, devis), son client passe à la phase de livraison. Il définit une date de livraison et un emplacement pour l’équipement commandé. De ce fait, il pourra suivre l’acheminement.
Des enlèvements facilités :
Un workflow personnalisé a été désigné pour automatiser les procédures d’enlèvement de marchandises. Si le client souhaite que le matériel soit repris à la fin du leasing, il se rend sur la plateforme, déclenche une demande que l’on appelle « Removal Request ».
Ainsi, le transporteur est notifié de la date d’enlèvement des équipements. Les « assets » matériels informatiques ou consommables sont ainsi supprimés de la base de données et sont considérés comme des sorties de stocks.